Quali sono gli obblighi dell’amministratore di condominio?
L’articolo 1130 c.c., completamente sostituito dalla Legge di riforma del condominio (L. 220/2012) disciplina le attribuzioni dell’amministratore che comprendono, da un lato, una serie di doveri e, dall’altro, una serie di poteri e facoltà.
In particolare, la nuova formulazione della norma ha ampliato i contenuti dell’originaria disposizione, affiancando alle precedenti attribuzioni nuovi compiti.
I doveri previsti dall’articolo 1130 c.c. costituiscono le attività di ordinaria amministrazione dell’amministratori, per lo svolgimento delle quali non ha bisogno di alcuna autorizzazione.
In virtù dell’incarico conferitogli, l’amministratore può compiere solo gli atti di ordinaria amministrazione; per gli atti di straordinaria amministrazione, è necessaria un’espressa delega oppure debbono ricorrere i presupposti della necessità e dell’urgenza, con l’obbligo, in quest’ultimo caso, di riferirne alla prima assemblea onde riceverne la ratifica.
Vediamo insieme quali sono gli obblighi dell’amministratori di condominio, se invece stai cercando un articolo dedicato agli interessi condominiale, vai al’ articolo l’obbligo di agire in giudizio per la tutela degli interessi comuni.
Dovere di eseguire
L’articolo 1130 c.c., nella sua attuale formulazione, al primo punto dispone che l’amministratore è obbligato ad eseguire le deliberazioni assembleari e a convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale.
Egli non è obbligato ad aspettare, in tal caso, il decorso del termine di impugnazione. È opportuno, però, che l’amministratore controlli la legittimità, la perfezione e l’efficacia di tale deliberato. Infatti, una delibera nulla non obbliga ad alcunché l’amministratore, il quale può solo procedere ad una nuova convocazione assembleare per far rimuovere la causa della nullità.
Viene ribadito, sempre al punto 1 del nuovo articolo 1130 c.c, che l’amministratore deve curare l’osservanza del regolamento di condominio; a lui potrà rivolgersi ogni condomino affinché provveda a farlo rispettare.
Spetta inoltre all’amministratore disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo da assicurarne il «miglior godimento a ciascuno dei condòmini». L’esercizio di tale potere incontra un sicuro limite nei confronti di quei beni che non hanno natura condominiale. Perciò, è sempre opportuno che l’amministratore, nel dispiegare la sua azione amministrativa, si attenga a quanto previsto nel regolamento di condominio. Anche nel caso in cui quest’ultimo manchi è indispensabile aver buona cura di assicurare a tutti i condòmini l’uso di tali beni in maniera paritaria. Qualora ciò non fosse possibile (ad esempio nel caso di posti auto numericamente inferiori al totale dei condòmini) è opportuno che lui stesso provochi provvedimenti tali da ristabilire il corretto uso paritario (determinando, nell’esempio proposto, un turno tra i partecipanti).
La disciplina
L’amministratore deve provvedere alla riscossione dei contributi ordinari e straordinari, agendo anche coattivamente in caso di mancato pagamento ed erogare le spese necessarie al funzionamento di tutti i servizi condominiali (articolo 1130, punto 3, c.c.). La riforma del condominio ha dettato regole volte a definire meglio gli obblighi e le sanzioni dell’amministratore sul punto. Infatti, il nuovo articolo 1129, co. 9, c.c., prevede che salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, l’amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, curando diligentemente l’azione e la conseguente esecuzione coattiva.
Nello svolgimento di quest’attività di gestione dei beni comuni rientra anche il potere di compiere atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio (articolo 1130, punto 4 c.c.). Tali atti consistono non solo nell’adozione di misure cautelari in genere, ma anche nell’esercizio di azioni petitorie nei confronti delle turbative e delle molestie prodotte da terzi o dagli stessi condòmini sulle cose comuni. Per tale evenienza, trattandosi di atti di ordinaria amministrazione, non è necessaria alcuna autorizzazione da parte dell’assemblea.
Abbiamo già accennato che la L 220/2012, al fine di controllare il suo operato, ha introdotto nuovi obblighi per l’amministratore.
In particolare, tra le novità si segnala la previsione delle seguenti attribuzioni:
– l’esecuzione degli adempimenti fiscali;
– l’obbligo di tenere i registri e la contabilità. In particolare, la riforma del condominio ha previsto la tenuta obbligatoria di quattro registri (articolo 1130, primo comma, nn. 6 e 7): il registro di anagrafe condominiale; il registro dei verbali delle assemblee; il registro di nomina e revoca dell’amministratore; il registro di contabilità.
L’obbligo di tenere i registri
Nel condominio vi è l’esigenza di documentare, ai fini della gestione amministrativa, i rapporti interni tra i condòmini e quelli esterni con i terzi. Per tale motivo vi è la necessità di mettere in grado i condòmini di controllare l’attività dell’amministratore e di assicurare la continuità della gestione consentendo all’amministratore subentrante di conoscere quanto compiuto dal suo predecessore.
Prima della riforma introdotta con la L. 220/2012, la materia era affidata al regolamento di condominio, nel quale erano indicati quali registri dovevano essere tenuti e come andava redatta la contabilità. Nel caso di condominii non tenuti all’adozione del regolamento, l’amministratore avrebbe comunque dovuto adottare un sistema di documentazione e di contabilità, scegliendolo liberamente ma assicurando il più possibile una concreta adeguatezza al caso specifico.
La riforma introdotta con L. 220/2012 ha invece dettato una disciplina puntuale della materia, prevedendo espressamente per l’amministratore di condominio l’obbligo di curare:
1. la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza.
Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
2. la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, nel quale sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato;
3. la tenuta del registro di nomina e revoca dell’amministratore, in cui sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale;
4. la tenuta del registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate.
La previsione espressa dell’obbligo di tenere un registro di contabilità dovrebbe garantire maggiore trasparenza nella gestione del condominio.
L’amministratore sarà quindi, , in ogni, caso tenuto ad adottare almeno quattro registri. Nella formazione dell’elenco dei condòmini, l’amministratore deve aver cura di indicare le esatte generalità ed il recapito presso cui il condomino desidera ricevere gli avvisi. Se l’unità immobiliare è concessa in locazione, vanno riportate le generalità anche del conduttore. All’atto della costituzione del condominio è opportuno che il primo amministratore acquisisca anche i titoli di proprietà dei singoli condòmini. La tenuta di tali registri comporta la necessità del loro quotidiano e costante aggiornamento sulla base degli intervenuti mutamenti. L’amministratore dovrà inoltre conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.
L’obbligo di effettuare l’inventario
L’amministratore, all’atto della nomina, deve procedere all’elencazione dei beni comuni e ciò con riferimento all’obbligo di provvedere alla manutenzione degli stessi ed alla loro disciplina d’uso. Detta elencazione è fatta con riferimento a quanto rilevato dal regolamento di condominio, dai titoli di acquisto e dalle planimetrie dell’edificio. È opportuno che l’amministratore faccia approvare l’inventario dall’assemblea condominiale in modo che questa possa suggerire eventuali modifiche.
L’obbligo di tenere la contabilità
Con riferimento alle operazioni contabili relative alla riscossione dei contributi da parte dei condòmini ed alla erogazione delle spese necessarie per i servizi comuni e la manutenzione dell’edificio, è necessario che l’amministratore documenti in maniera chiara e semplice il susseguirsi delle stesse. Non solo al fine di conoscerne con esattezza l’ammontare, ma anche per assicurare ad ogni condomino la possibilità di prendere atto della situazione creditoria e debitoria del condominio.
Ciò ha reso opportuno, neo condomini di più ampia dimensione, la tenuta di un libro giornale dove registrare, in ordine cronologico, tutte le uscite e le entrate. Accanto al libro giornale, può essere istituito uno schedario, nel quale indicare i debiti ed i crediti di ciascun condòmino. Detta documentazione è sempre a disposizione di tutti i condomini e deve essere aggiornata al massimo entro un mese dall’evento. Non solo ma l’assemblea può decidere di autorizzare l’amministratore a mettere la contabilità in internet in maniera che tutti vi possano accedere a mezzo del sito del condominio.
L’obbligo di presentare i documenti giustificativi delle spese
L’amministratore, per adempiere al proprio incarico correttamente, non può esimersi dal documentare, in maniera precisa, le spese affrontate per il condominio.
Prima della riforma introdotta dalla L. 220/2012, in assenza di specifiche disposizioni di legge, già si riteneva che nel caso di prestazioni ricevute dal condominio ed effettuate da imprese o professionisti, l’amministratore dovesse avere buona cura di farsi rilasciare la relativa fattura o ricevuta fiscale, non solo perché, come tutti gli altri contribuenti, anche il condominio è passibile di sanzione pecuniaria nel caso in cui non sia in grado di esibire idoneo documento fiscale nel luogo della prestazione o nelle sue immediate vicinanze, ma principalmente per poter validamente dimostrare al condominio la spesa sostenuta e l’avvenuto pagamento.
La riforma introdotta dalla L. 220/2012 ha previsto espressamente, ora, a carico dell’amministratore l’obbligo di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione, riferibile sia al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio (articolo 1130, n. 8), c.c.).
Inoltre, le nuove norme in materia di rendiconto annuale prevedono che l’amministratore è tenuto a conservare le scritture e i documenti giustificativi per dieci anni dalla data della relativa registrazione e che i condòmini hanno diritto di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese (articolo 1130bis c.c.).
L’amministratore, inoltre, è tenuto a fornire al condòmino che ne faccia richiesta l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali ed alle eventuali liti in corso (articolo 1139, n. 9), c.c.).
L’obbligo del rendiconto della gestione
L’articolo 1130, primo comma, n. 10) c.c. (nella nuova formulazione introdotta dalla L. 220/2012) dispone che l’amministratore deve redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.
Rispetto alla precedente formulazione della norma, la novità introdotta dalla riforma del 2012 consiste nell’aver introdotto un termine per l’approvazione del rendiconto (180 giorni).
L’obbligo del rendiconto sussiste nei confronti dell’assemblea e non del singolo condòmino, il quale può solo intervenire in sede di assemblea ovvero, in caso di inosservanza dell’obbligo, chiedere in via giudiziale la revoca dell’amministratore. Il rendiconto va presentato anche se l’amministratore sia stato revocato o si dimetta prima della scadenza annuale. In tal caso si tratterà, chiaramente, di un rendiconto parziale.
In sede di riforma il legislatore ha aggiunto l’articolo 1130bis relativo al rendiconto condominiale. In virtù di tale nuova disposizione, il rendiconto condominiale deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.
Quanto alla struttura del rendiconto, esso si compone di:
– un registro di contabilità;
– un riepilogo finanziario;
– una nota sintetica esplicativa della gestione, con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.
L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
L’assemblea può anche nominare, oltre all’amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo. Nella redazione dello stesso, l’amministratore deve con chiarezza e precisione indicare le singole voci di entrata e di uscita, nonché provvedere alla suddivisione delle stesse tra i diversi condòmini in base alle tabelle condominiali; deve effettuare cioè il cd. riparto.
È fatto obbligo di allegare detto rendiconto all’avviso di convocazione dell’assemblea ordinaria, nonché di indicare nello stesso avviso il luogo ed i giorni, immediatamente precedenti quello fissato per l’assemblea, in cui i condòmini possono prendere visione di tutta la documentazione condominiale. In caso di approvazione del rendiconto, le somme portate a debito di ciascun condomino diventano definitive ed immediatamente esigibili.
L’obbligo di aprire il conto corrente condominiale
Altra importante novità introdotta dalla L. 220/2012 è stata la previsione dell’obbligo, in capo all’amministratore, di far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.
L’apertura di un conto corrente intestato al condominio va considerato un adempimento essenziale ai fini di una corretta gestione e la mancata apertura ed utilizzazione dello stesso è considerato un inadempimento particolarmente grave in quanto, da un lato può determinare la revoca dell’amministratore, per giusta causa, da parte sia dell’assemblea che dell’autorità giudiziaria (articolo 1129, undicesimo comma, c.c.) e, dall’altro, costituisce un’ipotesi espressamente prevista di grave irregolarità, sanzionata con la revoca da parte dell’autorità giudiziaria, su ricorso di ciascun condòmino (articolo 1129, dodicesimo comma, c.c.).
Anche prima della riforma, in più occasioni la giurisprudenza di merito Tribunale Milano, 25 settembre 1990, n. 6566 e Tribunale di Genova, 16 settembre 1993, n. 13897. aveva riconosciuto, al singolo condòmino, il diritto soggettivo di vedere le proprie quote condominiali versate su un conto corrente condominiale.
Nella prassi, tuttavia, molti amministratori depositavano le quote riscosse o facevano versare ai condòmini i loro contributi su un conto personale. In tal modo, i contributi di più condomìni, gestiti dal medesimo amministratore, convergevano su un unico conto corrente, con l’inevitabile commistione di interessi sia tra condomìni diversi sia tra condòmini e amministratore.
La confusione che ingenera un tale modus operandi comporta l’impossibilità, da parte dei singoli condòmini, di controllare l’operato del proprio amministratore e la gestione dei contributi da parte di quest’ultimo. Per questi motivi, anche prima della riforma introdotta con la L. 220/2012, l’omessa apertura di un conto corrente condominiale rappresentava una giusta causa di revoca dell’amministratore.
Ora, invece, tali prassi non sono più ammesse in quanto è espressamente previsto dal nuovo articolo 1129 c.c. l’obbligo dell’amministratore di aprire ed utilizzare un conto corrente condominiale.
L’obbligo di agire in giudizio per la tutela degli interessi comuni
L’amministratore di un condominio, ai sensi dell’articolo 1131 c.c., ha la rappresentanza dei partecipanti e può, quindi, agire a tutela di un interesse comune, sia contro i condòmini sia contro i terzi, il tutto nei limiti delle attribuzioni stabilite dall’articolo 1130 c.c.; pertanto, quando la rappresentanza attiva esula dalla sfera di dette attribuzioni, essa deve necessariamente essere sorretta da apposita investitura deliberata dall’assemblea condominiale.
Alla stregua di detti principi è da ritenere che l’amministratore sia legittimato ad agire in giudizio senza alcuna autorizzazione nei confronti dei singoli condòmini al fine:
a)di eseguire deliberazioni dell’assemblea e di curare l’osservanza del regolamento di condominio;
b)di disciplinare l’uso delle cose comuni, così da assicurarne il miglior godimento a tutti i condòmini;
c)di riscuotere dai condòmini inadempienti il pagamento dei contributi determinati in base allo stato di ripartizione approvato dall’assemblea;
d)di compiere gli atti conservativi inerenti alle parti comuni dell’edificio.
Quando l’oggetto della causa esorbita dai limiti anzidetti ed incide, invece, su obblighi o diritti esclusivi dei singoli condòmini, la rappresentanza di diritto dell’amministratore deve senz’altro essere esclusa Cass. 3655/1975.
È opportuno tener presente che la Legge di riforma del condominio (L. 220/2012) ha introdotto, al nuovo articolo 69 disp. att. c.c., l’obbligo per l’amministratore di dare immediata notizia all’assemblea della convocazione in giudizio del condominio per la revisione delle tabelle millesimali: in caso di inadempimento, l’amministratore può essere revocato ed è tenuto al risarcimento degli eventuali danni.
